La pause estivale est enfin là ! C’est un moment précieux qui nous permet d’oublier les soucis du quotidien et de nous déconnecter au propre comme au figuré. C’est l’essence même des vacances! Pour l’entreprise, cela pose des questions d’organisation et de gestion des équipes qu’il vaut mieux anticiper !
Tout d’abord, les règles en matière d’attribution des congés doivent être claires, objectives et équitables. Elles doivent se fonder sur les besoins réels de l’entreprise.
- Quel est l’effectif minimal à assurer dans chaque équipe ?
- Peut-on réduire certaines activités durant une période donnée ?
- Peut-on fermer certains services voire l’entreprise entière durant cette période ?
Autant de questions fondamentales à se poser avant les vacances.
Organisation
Ensuite, une attention particulière doit être accordée à l’organisation du travail.
Quelles sont les activités essentielles, les projets en cours, y a-t-il des deadlines à respecter ?
Pour assurer un fonctionnement optimal durant les vacances, quelques bons réflexes doivent être adoptés :
- Organiser les back-up des personnes en congé et les former à leurs nouvelles tâches temporaires
- Transférer les dossiers en cours aux back-up
- Mettre en place des ‘out of office’
- Partager le planning des absences en interne afin que chacun ait une visibilité claire sur les absences et présences durant la période estivale. Prévenir éventuellement certains stakeholders externes importants
- Respecter le droit à la déconnexion. Ce droit est inscrit dans la convention collective bancaire.
RH, ‘fermées pour cause de vacances’ ?
Les employés du département RH ont également droit aux vacances… et n’échappent pas aux questions organisationnelles de leurs collègues. Ils doivent en outre faire face à des enjeux particuliers. En effet, certaines activités RH se font à date fixe (ex : préparation des salaires) et ne peuvent pas être repoussées. D’autres « événements RH » peuvent survenir, comme l’embauche de nouveaux collaborateurs, les départs ou des deadlines administratives à respecter. Lors de ces moments importants dans la vie d’une entreprise, le service RH doit produire un service de première qualité … toute l’année.
L’un des problèmes les plus fréquemment rencontré rendant toute absence difficile est la dépendance sur une personne qui est la seule à avoir accès à certaines informations sensibles ou confidentielles. Comment dès lors, et sous quelles conditions former un ou des back-ups ? Comment faire face à une urgence en l’absence du collaborateur ?
Anticipation
Dans tous les cas de figure, il est très judicieux d’anticiper son absence! Voici quelques conseils pour partir en toute sérénité :
- Avant de partir, rappeler aux collaborateurs les procédures et outils RH auxquels ils ont accès (demande de congé, maladie etc) via la plateforme en ligne ou l’intranet de l’entreprise. Pour éviter de devoir faire du Helpdesk durant ses vacances, il faut s’assurer que le système fonctionne correctement et que chacun est capable de l’utiliser.
- Documenter les procédures RH afin que vos collègues s’y retrouvent s’ils doivent intervenir durant votre absence
- Mettre en place un service ‘HR Manager on Call’ qui offrira un support RH durant votre absence et pourra gérer les tâches qui ne peuvent attendre.
- Notifier qui appeler en cas d’urgence : accident de travail, mise en place de sanctions disciplinaires, …
VISTIM peut vous aider dans la mise en place de ces mesures, discutons-en ensemble !